¿Por qué mis correos electrónicos no llegan al destinatario o rebotan?

Cuando contratamos un servicio de correo electrónico en ocasiones tenemos el problema de nuestros mensajes se derivan al buzón de no deseados del destinatario y a veces simplemente no llegan o son bloqueados. ¿Esto se convierte en una gran frustración para ti verdad?. En este artículo te enseñaré que hacer y como solventar la incidencia para que tus correos electrónicos jamás se pierdan en el ciberespacio o se confinen en el baúl de los jamás leídos.

Antes que nada lo primero es determinar el tipo de servicio que hayamos contratado. Muchas veces cometemos el gran error de no elegir bien el servicio que realmente necesitamos o solo nos dejamos llevar por el menor precio que nos ofrezcan.

Un Hosting o Servidor de Alojamiento Web no es un Servidor de Correos

¿Alguna vez hemos analizado el significado del nombre «Web Hosting»? Su traducción al español sería «Alojamiento Web» y como su palabra lo indica su función principal es «alojar». Si es así, ¿Por qué decidimos contratar este servicio para mantener una comunicación directa de correo electrónico con nuestros contactos? – La respuesta es simple. «Nos dejamos llevar por el bajo costo».

Si bien es cierto, un servicio de Web Hosting permite el envío y recepción de correos electrónicos, la infraestructura de dicho servidor no posee muchas veces los requisitos necesarios para poder ser un agente de comunicación profesional.

Los servidores por lo general cuentan con el servicio «EXIM» de correos electrónicos para soportar a los formularios web que pueden ser contenidos en un sitio web alojado y que requieren enviar un e-mail de confirmación usando funciones PHP o SENDMAIL. Sin embargo, jamás han sido pensados para gestionar nuestros buzones de correo a un nivel mayor.

De hecho, un servidor web si puede convertirse en un servidor de correos, pero para lograrlo de la forma correcta, se requiere considerar muchos aspectos importantes como el amplio conocimiento y la habilidad tecnológica de un experto ingeniero de infraestructura además de su supervisión continua. Sabiendo esto, ¿Tú administras a este nivel tu cuenta de Hosting?

Para poder convertir un servidor de alojamiento web a un servidor de correos lo primero que necesitas es olvidarte de los espacios compartidos. Esto es, no contar con servicio de Hosting de ese tipo ya que será necesario una dirección IP dedicada solo para nuestra cuenta. Por lo general los alojamientos económicos no la poseen. Si deseas intentarlo, lo más recomendable es contar con un plan VPS hacia arriba. No importa el ecosistema (Windows o Linux) lo que realmente interesa es saber que el servidor lo tienes solo para tu uso.

Al tener una IP no dedicada nos arriesgamos a que el esfuerzo de administrar correctamente nuestro Hosting para convertirlo en un MAIL SERVER SEGURO no sirva de mucho. Sin importar tu buen comportamiento con el correo electrónico, filtros de seguridad implementados o que la mayoría de tus contactos te tengan registrado con un «remitente seguro», estarás siempre expuesto a ser vetado en Internet a través de las famosas «Listas Negras» sobre todo, si mantienes una dirección IP compartida.

Al tener una «IP compartida» otros usuarios también la tendrán y lamentablemente no tendrás jurisdicción o control sobre ello. Si estas cuentas, ajenas a tu administración, hacen mal uso del servicio de correo como por ejemplo el envío de mensajes basura (SPAM) las listas negras bloquearan la IP que tú también usas y con esto tus mensajes se verán afectados. Créeme, una vez que la dirección IP de un servidor es bloqueada por listas negras, es muy complicado sacarla de allí ya que no son pocas las existentes, sino miles en todo internet.

Entre una de las principales tenemos a BARRACUDA quién trabaja en colaboración con los servicios correo de OUTLOOK, HOTMAIL y GMAIL para anular a los spammers. Si caes en esta lista negra, tus días de comunicación con cuentas de correo alojadas en los servicios de Microsoft y Google están contados.

Autenticación de Envío SPF y DKIM

Quizás hayas escuchado de estas opciones que estarán disponibles en tu servicio de alojamiento web. Son una verdadera solución para que tus correos lleguen al INBOX del destinatario solo si posees una IP dedicada para ti. (recuérdelo siempre).

El SPF (SENDER POLICY FRAMEWORK) es una protección contra la falsificación de correo electrónico y puede ser activada en tu Hosting. Su función principal es identificar a través de los DNS de dominios, los servidores autorizados para el transporte de mensajes. Es decir que solo los mensajes enviados desde estos servidores identificados con una IP podrán llegar como auténticos al destinatario quién previo a la aceptación del mensaje lo comprobará. (esto sucede en cuestión de mili segundos).

Te recomiendo siempre tener activa esta protección que no tiene ningún costo, ya que muchos servidores de destino no aceptan tus mensajes si no cuentas con ella. Puedes consultar a tu proveedor de Hosting donde activarla. Si usas CPanel puedes encontrar la opción en el apartado de Correo Electrónico > Autenticación de Envío.

El DKIM (DOMAINKEYS IDENTIFIED MAIL) es un mecanismo de autenticación de correo electrónico que permite identificar la responsabilidad del remitente del mensaje a través de un sistema de criptografía de clave pública que solo puede ser descifrada por el destinatario. Es una medida de seguridad muy apetecible por los servidores de destino y al igual que el SPF, en ocasiones se exige para la aceptación de tus mensajes.

Su activación no tiene costo y también puede ser habilitada desde tu panel de Hosting en el apartado de Correo Electrónico > Autenticación de Envío si usas cPanel. Caso contrario puedes solicitar a tu proveedor de alojamiento web la active por ti.

Otras formas de hacer que tus correos lleguen al INBOX

Luego de ya conocer que lo primero es tener una IP dedicada, luego contar la activación del SPF y DKIM, lo siguiente será registrarte en el programa de control ANTISPAM de Microsoft. Esto te ayudará a ganar puntos para mantener una buena reputación en Internet como una cuenta que se preocupa por estos temas. Además podrás monitorear el comportamiento de tus cuentas de correo en tiempo real. Puedes hacerlo en este link:

https://postmaster.live.com/snds/JMRP.aspx

Te recomiendo además estos puntos importantes:

1. Evita hacer mal uso del servicio de correo enviando correo basura. como la publicidad masiva.
2. Si tu Hosting tiene alojado un sitio web, preocúpate por los aspectos de seguridad e instala captchas en sus formularios. Muchas veces el envío de SPAM no es intencional sino que es generado por una conexión remota a través de hackers que logran ingresar a tu cuenta desde tu web.
3. Cuando escribas mensajes evita usar palabras como «Gratis» o «Promoción».- Los filtros inteligentes antispam en los servidores de destino pueden clasificarlo como correo basura.
4. Evita colocar mucho contenido HTML en tus mensajes, esto es abusar de la incrustación de imágenes, hipervínculos o textos muy extensos.
5. Comprueba la conexión REVERSO DNS de tu servidor la cual debe ser la misma que la conexión directa del dominio. Puedes solicitar a tu proveedor de Hosting que lo revise por ti.
6. Puedes activar otros tipos de seguridad en tus mensajes como filtros de entrada y salida de SPAM.
7. Es recomendable no alojar un sitio web en el mismo Hosting que gestionará tu correo. Puedes solicitar a tu proveedor de alojamiento web que te ayude a separar los servicios a través de la creación de un registro «MX» o un registro «A». Si eres un usuario avanzado puedes hacerlo tu mismo desde tu panel de control de Hosting.
8. Contrata un servicio adicional en la nube para la gestión de correos como Email Business, Google Workspace (GSuite) o Microsoft 365 (Office 365).

Date un tiempo siempre para supervisar tu servidor y si no lo tienes y está en tus posibilidades puedes contratar a una persona especializada que lo haga por ti. Sigue estas recomendaciones y estoy seguro de que tendrás excelente resultados.